オプション

Outlook on the webのオプションから配布グループを作成する

2018/07/03

Outlook on the web のオプションでは、既定の設定では、一般ユーザーが自由に配布グループに関する操作を実施することができます。

配布グループのオプションから一般ユーザーが実施できること

配布グループを利用することでできることは以下の 2 つ。

  • ユーザーは Exchange Online の配布グループの作成ができ、自身が所有者になっている配布グループの編集、メンバーの追加ができます。
  • ユーザーは既存の Exchnage Online の配布グループへの参加、配布グループからの脱退ができます。

配布グループオプションの画面は下記のような構成になります。

配布グループのオプション画面

所蔵する配布グループでできること

上記の図、左側のオレンジ色の枠は「所属する配布グループ」とあるとおり所属する配布グループが一覧として表示されます。それに加えて図の番号 1~3 のボタンがあります。それぞれのボタンは下記の用途で利用します。

 

  1. 配布グループの詳細情報

    所属する配布グループの一覧から配布グループを選択して、このボタンをクリックすると選択してある配布グループの詳細情報が確認できます。詳細情報からは、配布グループ名、配布グループのメールアドレス、所有者、メンバー名、メンバー数の合計などの情報が確認できます。

  2. 配布グループへの参加申請

    テナント内に作成済みの Exchange Online の配布グループへの参加申請を行うことができます。作成済みの配布グループ側の設定により、無条件で参加できるもの、所有者の承認が必要なもの、参加自体ができないものがあります。参加自体ができないものは参加申請を行ってもエラーになります。

  3. 配布グループからの脱退

    自分自身が所属している配布グループから脱退します。

所有する配布グループでできること

次に、上記の図、右側の水色の枠は「所有する配布グループ」とあるとおり所有する配布グループが一覧として表示されます。それに加えて図の番号 1~3 のボタンがあります。それぞれのボタンは下記の用途で利用します。

  1. 配布グループの新規作成

    自分自身で配布グループを作成します。配布グループ名やアドレスも自由に決めることができますし、メンバーを自由に追加することができます。その他配布グループへのメンバーの参加方法 (参加自由、要承認、参加不可) も決めることができます。管理者権限でサインインしている場合はこちらのオプションからセキュリティグループも作成可能になります。一般ユーザー権限の場合が作成できるのは通常の配布グループのみになります。

  2. 配布グループの編集

    この編集では作成時には設定できなかった幾つかの項目が設定可能になります。追加設定可能な項目は下記のとおりです。
    ・配信管理 - Outlook on the web のオプションからユーザーが作成した配布グループは既定では組織外からのメールを受信することはできません。組織内からの受信専用になります。この配信管理を利用すると、組織内からの受信でも更に送信者を制限することができます。指定した送信者以外からの受信はすべて拒否する動作に変更できます。なお、組織外からの受信を可能にするためには管理者側で設定を行う必要があります。
    ・メッセージの承認 - 配布グループへ送信されたメッセージをメンバーに配信する前に承認を要するかどうか設定ができます。承認設定を行った場合でも、無条件で承認が不要な送信元の設定も可能となります。
    ・メールヒント - この配布グループを宛先とした際に表示されるメールヒントを設定することができます。

  3. 配布グループの削除

    自分自身が所有者になっている配布グループを削除します。

配布グループの利用について補足

以上、配布グループオプションの説明となりますが、ユーザー視点でみるとこの度の配布グループオプションを利用することで自由に配布グループを作成でき、様々な目的で配布グループを作成できるメリットがあると思います。一方、管理者側視点では管理外の配布グループが乱立するなど管理の面で煩雑になることが考えられ、配布グループの作成自体を抑制、許可したくないかもしれません。このような管理者側の悩みについては、配布グループのオプションメニュー自体を非表示にする設定が可能です。オプションから配布グループのメニューを非表示にする設定方法についてはまた別途まとめてみたいと思います。

 

最後に、この配布グループのメニューには現在 (2016年7月) 次のメッセージが表示されています。「配布グループではなく、スレッド、ドキュメント、および予定表を共有して共同作業を行う、新しい Office 365 グループの使用を検討してください。詳細情報または Office 365 グループを作成」。新機能の Office365 グループを利用して配布グループは利用しないでね?って感じに読み取れますね。以前は表示されていなかった記憶があるので、新しい機能を利用する方向に推し進めているのかもしれません。

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