オプション

Exchange Online の自動応答設定と動作

2018/07/04

不在時の自動応答の設定をするオプションになり、受信したメールに対して自動的に応答メッセージを返す設定になります。こちらのオプションを利用するユーザーシナリオとしては、出張、長期外出、休暇など、数日から一定の期間メールの確認、返信が難しいことが予測される場合となります。

自動応答設定時の動作について

こちらの自動応答、動作上の注意点となりますが、自動応答は一人の送信者に対して一回のみ応答する動作となっており、同じ送信者から二回目以降の送信があった際には自動応答は行われません。これは正しい動作となります。同じ送信者からメールが送信されてくる毎に自動応答を返す機能は提供されていませんし、実現する方法もありません。
自動応答の設定を一旦無効にしてから、再度有効にした場合はこの限りではありません。それまでのカウントはリセットされるイメージで、一度自動応答を返した送信者に対しても自動応答を一回のみ返します。動作例としては以下のような感じになります。

  1. Z さんが自動応答のオプションで [自動応答を送信する] を選択し、設定を有効にします。
  2. A さん (送信者) が Z さん (自動応答を有効にしている人) にメールを送信します。
  3. Z さんが設定している自動応答メッセージが A さんに返されます。
  4. A さんが再度 Z さんにメールを送信します。
  5. Z さんの自動応答は引き続き有効のままですが、A さんには一度自動応答メッセージが返されているので、自動応答のメッセージは返されません。翌日、一週間後など、一定期間後に A さんが再度 Z さんにも送信しても返りません。これは A さんには自動応答を一度返したという履歴を Z さんのメールボックスが保持しているためです。
  6. Z さんが自動応答のオプションで [自動応答を送信しない] を選択し、設定を無効にします。
  7. Z さんが今一度自動応答のオプションで [自動応答を送信する] を選択し、設定を有効にします。
  8. A さんが再度 Z さんにメールを送信します。
  9. Z さんが設定している自動応答メッセージが A さんに返されます。
  10. これは、手順 6. と 7. の自動応答の設定の無効化/有効化を行ったことで、手順 5. に記載した履歴が一旦リセットされるためです。

自動応答の設定方法

まず、Outlook on the web のオプションから自動応答を選択します。最初の選択肢は [自動応答を送信しない] と [自動応答を送信する] になり、機能を利用する場合は [自動応答を送信する] を選択します。次に、期間の設定が必要な場合は [次の期間に限り応答を返信する] を有効にし、[開始時刻] と [終了時刻] を指定します。あとは組織内の応答メッセージを作成し、必要に応じて [組織外の差出人に自動応答メッセージを送信する] を有効後、組織外への応答メッセージを作成します。自動応答の設定が不要になった場合は[自動応答を送信しない] を選択し、自動応答の設定を無効化します。

ここまでが自動応答の基本設定になりますが、2016 年 9 月現在 (具体的にいつ頃追加された機能かわかりません) 以下3つの追加機能が確認できています。

  1. [この期間の予定表をブロックする]

    こちらの機能のチェックを有効にし、任意のタイトルを指定すると、[開始時刻] から [終了時刻] までの期間で、指定したタイトルの予定表アイテムを不在 (外出中) のステータスで予定表に作成します。こちらのオプションで必要な設定を行っても、こちらのオプション画面上では有効にしたチェックははずれ、タイトルも消えてしまうので何も起きてないように見えますが、予定表アイテムが正常に作成されているか予定表の確認をお願いします。

  2. [この期間中に行われるイベントの新しい招待を自動的に辞退します]

    こちらの機能を有効にした場合、[開始時刻] から [終了時刻] までの期間に受信した会議出席依頼は自動的で辞退で返します。なお、受信した会議出席依頼は受信トレイに残る動作となっております。

  3. [この期間中の会議を辞退およびキャンセルします]

    こちらの機能では、[開始時刻] から [終了時刻] までの期間に既に承諾、仮予約されている会議の辞退、および自分が主催している会議のキャンセルをこちらのオプション画面から実施できます。こちらの機能のチェックを有効にすると、既に予約、開催予定となっている会議の一覧がリスト表示されるので、辞退、またはキャンセルしたい会議を選択することで開催者へは辞退の通知が返り、自身が開催している会議の場合はキャンセル通知が参加者に送信される動作となります。

組織外への自動応答について

自動的に返信される応答メッセージは自分自身で任意のものを作成しますが、こちらも不在の期間と緊急時の連絡先が一般的となります。その他会社や学校など所属する組織によっては、応答メッセージに含めるべき文言など、一定のポリシーが定められている場合もあるかもしれません。

 

また、こちらの自動応答の設定は、組織内への応答メッセージと、組織外への応答メッセージで別の文言を設定可能になっていますので、用途に応じて使い分けることができます。

組織外への自動応答を作成、有効にするためには [組織外の差出人に自動応答メッセージを送信する] を有効にします。なお、自動応答の動作は組織の設定で利用できない可能性もあります。特に組織外への自動応答は禁止しているところはけっこうあったりします。

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