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Exchange Online の受信トレイのルールと一括処理ルール

2018/07/04

受信トレイのルールの作成、編集、削除、有効、無効などの各種設定、および、一括処理の有効、無効の切り替えと削除が行えるオプションページとなります。

受信トレイのルールって?

受信トレイのルールは、Outlook クライアントの仕分けルールに該当するものになり、自分で設定したさまざまな条件に対して実行するアクションと、必要に応じて例外設定を組み合わせてルールを作成し、受信、送信するメールアイテムに対して実行する処理を自動化するものになります。

一般的なユーザーシナリオでよく利用される条件、アクションのルールとしては下記が代表的かと思います。なお、例外を組み合わせたり、利用できる条件やアクションなど列挙していたら際限がないため、例として 3 つだけ紹介します。下記例を参考にイロイロ試してみてください。

  • 特定の差出人からのメールや、特定の文字列を件名に含むメールを指定フォルダーに移動する。
  • 特定の差出人からのメールや、特定の文字列を件名に含むメールを指定のメールアドレスに転送する、リダイレクトする。
  • 自分の名前が TO に指定されている場合、指定の分類項目 (カテゴリ) を設定する。

補足: ルールをたくさん作成した場合、ルールは上から順番に実行されていきます。この場合、複数の条件に合致するメールがある場合など、自分自身が作成した意図とは異なる処理がされてしまう場合がありますので、ルールの実行順や、処理を中止するアクションなどを上手に組み合わせてみてください。

受信したメールを全て受信トレイだけに溜めこんでいては、検索機能を利用したとしても目的のメールを探すのが大変になりますし、何かと管理が煩雑になります。条件に応じて自動的に指定フォルダーに振り分ける、分類項目を割り当てるなど設定することで、受信したメールの管理効率が飛躍的に向上すると思います。

一括処理ルールについて

受信トレイのルールとは別に、一括処理ルールという機能があります。この一括処理ルールは受信トレイや、任意のフォルダーを自動的に整理するためのテンプレートルールと思ってください。一括処理ルールの作成自体はオプションページで行うのではなく、通常の Outlook on the web の画面から実施します。オプションページから一括処理ルールに対して行うことができるのは、ルールの削除と作成されたルールの有効/無効のみとなります。一括処理ルールについては、以下が概要となります。

  • 受信トレイや任意のフォルダーに格納されている、メールアイテムの差出人を条件としたルールとなります。
  • 指定できる条件は現状次の 4 つです。なお、条件は差出人ですので、"xxxx@xxxx.xxxからのメールについて" という接頭語があると思ってください。「フォルダーのメッセージをすべて削除する」、「フォルダーのメッセージと今後のメッセージをすべて削除する」、最新のメッセージを常に保持し、残りを削除する」、「10 日前より古いメッセージを常に削除する」
  • 受信トレイや任意のフォルダーに格納されている、メールアイテムを選択すると画面上段に [一括処理] というメニューが表示されるので、こちらのルールから一括処理ルールを作成します。

 

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