会議出席依頼の会議の内容が変更、更新された場合の設定と詳細動作について
2017/12/10
予定表に関する自動処理の設定になり、設定項目は以下の2つです。既定値は[更新された招待と返信を削除する]が有効。[転送されたイベントに関する通知を削除する]が無効です。
- 更新された招待と返信を削除する
- 転送されたイベントに関する通知を削除する
それぞれの動作は下記のようになります。
[更新された招待と返信を削除する]
会議の内容を更新して会議出席依頼を送付した場合、以前の会議出席依頼を削除して最新のものを残すという動作になります。返信については、更新した会議出席依頼に対して、返信や承諾があった場合、以前に受信した返信は削除して最新の返信の残すという動作になります。つまり、最新の状態に置き換える動作です。なお、本オプションはひとつのオプションで会議出席依頼を受信する側の動作と、返信を受ける会議主催者側の動作を制御するオプションになります。以下、本オプション設定の動作例になります。
会議出席依頼が削除される例(会議出席依頼を受信する参加者側メールボックス上の動作)。
- 開催者さんが、参加者01さんに、"2016年11月11日 9時-12時"の時間で会議出席依頼を送付しました。
- 参加者01さんに会議出席依頼が配信されます。
- 開催者さんが、"2016年11月11日 9時-12時"の日程を"2016年12月12日 9時-12時"に変更して会議出席依頼を送付しました。
- 参加者01さんのメールボックスに"2016年12月12日 9時-12時"の会議出席依頼が配信され、上記 2.で配信された"2016年11月11日 9時-12時"の会議出席依頼が削除されます。メールボックスには"2016年12月12日 9時-12時"の会議出席依頼が残ります。
なお、本オプション設定が無効になっている場合(削除しない設定)、上記2.で配信された会議出席依頼が削除されず2.と4.で配信された会議出席依頼双方が残る動作となります。また、何が更新されたら更新とみなすのか？についてですが、手元で確認する限り、これは開催する会議におけるすべての変更が対象です。参考までに以下の操作(といっても設定可能なすべての項目ですが)は更新とみなされます。
- 件名の変更
- 場所、会議室の変更
- 開始日時、終了日時の変更
- アラームの変更
- 公開方法の変更
- 繰り返しの変更
- 非公開設定の変更
- 会議出席者の追加/削除
次に、返信(承諾、辞退など)が削除される例(会議を開催する会議出席依頼送信者側=返信を受け取る側のメールボックス上の動作)
- 開催者さんが、参加者01さんに、"2016年11月11日 9時-12時"の時間で会議出席依頼を送付しました。
- 参加者01さんに"2016年11月11日 9時-12時"の会議出席依頼が配信されます。
- 参加者01さんは会議出席依頼から承諾を選択して返信しました。
- 開催者さんに参加者01さんから承諾の返信が配信されます。
- 開催者さんが、"2016年11月11日 9時-12時"の日程を"2016年12月12日 9時-12時"に変更して会議出席依頼を送付しました。
- 参加者01さんに"2016年12月12日 9時-12時"の会議出席依頼が配信されます。
- 参加者01さんは会議出席依頼から辞退を選択して返信しました。
- 開催者さんに参加者01さんから辞退の返信が配信され、4.で配信された承諾の返信は削除されます。メールボックスには辞退の返信が残ります。
こちらも、本オプション設定が無効になっている場合(削除しない設定)、上記4.で配信された承諾の返信が削除されず、4.と8.で配信された承諾と辞退の返信が双方が残る動作となります。
最後に、本設定は有効にした後からの会議出席依頼、返信の送受信に対してのみ有効ではなく、設定が無効時に受信した会議出席依頼や、返信に対しても動作します。例えば以下ような動作になります。
- 参加者さん01の環境で[更新された招待と返信を削除する]を無効に設定します。
- 開催者さんが参加者さん01に、"2016年11月11日 9時-12時"の時間で会議出席依頼を送付しました。
- 開催者さんが、"2016年11月11日 9時-12時"の日程を"2016年12月12日 9時-12時"に変更して会議出席依頼を送付しました。
- オプション設定が無効になっているため、参加者さん01のメールボックス上では、"2016年11月11日 9時-12時"と"2016年12月12日 9時-12時"の会議出席依頼が配信されています。
- 参加者さん01の環境で[更新された招待と返信を削除する]を有効に設定します。
- 開催者さんが、"2016年12月12日 9時-12時"の日程を"2017年1月1日 9時-12時"に変更して会議出席依頼を送付しました。(元旦の朝から迷惑なやつです)
- オプション設定が有効になっているため、参加者さん01のメールボックス上では、"2017年1月1日 9時-12時"の会議出席依頼が配信され、"2016年11月11日 9時-12時"と"2016年12月12日 9時-12時"の会議出席依頼は削除され、"2017年1月1日 9時-12時"の会議出席依頼が残ります。
[転送されたイベントに関する通知を削除する]
これはオプション名のとおりのため、あまり深い説明はいらないかと思います。会議出席依頼を受信した参加者が、第三者に会議出席依頼を転送すると、転送した旨が開催者にメールで通知されますが、この開催者への通知を自動的に削除する設定になります。会議出席依頼を転送するシナリオとしては、セミナーや送別会などが考えられます。「あ、このセミナー○○さんが参加者として招待されてないから教えてあげよう！転送！」「あ、送別会にあの人が招待されていない旧知の中だし声かけなきゃ！転送！」みたいな感じです。