オプション

超重要!アイテム保持ポリシーの基礎

2018/07/05

アイテム保持ポリシーを定義、設定する設定するオプションになります。そもそもアイテム保持ポリシーってなんでしょう?

アイテム保持ポリシーとは?

指定した期間が過ぎたときに、アイテムを自動的に削除したり、アーカイブメールボックスに移動する機能です。ユーザーが操作する必要はなく、指定した期間保持したら自動的に処理されます。

具体的には…

アイテム保持ポリシーで定義されている期間を経過した際に、指定したアクションを実施するポリシーを、フォルダー単位、メールアイテム単位で指定できます。既定で準備されている動作は一定期間経過後に削除やアーカイブへ移動となるため、あまり理解せずに利用すると知らぬ間にアイテムが意図せず削除されたり、アーカイブメールボックスに移動 (アーカイブメールボックスを利用している場合) していたりして、あったはずのアイテムがないないと大騒ぎすることになります。非常に重要なオプション設定となりますので、しっかり理解した上でご利用ください。

なお、アイテム保持ポリシーは、利用環境によって利用できる設定が異なる可能性があります。これは管理者側においてユーザーが利用可能な保持ポリシーの種類を変更、制限、または追加している可能性があるためです。今回はは既定で準備されている保持ポリシー、つまり管理者側が一切の変更を行っていない Exchange Online の既定の保持ポリシーをベースに説明します。

既定で準備されているアイテム保持ポリシー

早速ですが既定で準備されているポリシーは以下の 6 つになります。

名前 保持アクション 保持期間
1 Month Delete 削除 30日
1 Week Delete 削除 7日
1 Year Delete 削除 1年
5 Year Delete 削除 5年
6 Month Delete 削除 6か月
Never Delete 削除 制限なし(削除しない)

さらに、アーカイブメールボックスが設定されているメールボックス環境では上記 6 つのポリシーに加えて、追加で以下の 3 つのポリシーが利用可能になります。

名前 保持アクション 保持期間
Personal 1 year move to archive アーカイブ 1年
Personal 5 year move to archive アーカイブ 5年
Personal never move to archive アーカイブ 制限なし(削除しない)

アイテム保持ポリシーの利用方法

そしてこれらのポリシーをどのように利用するかというと、大きく分けて下記の 2 段階。

  1. アイテム保持ポリシーのオプション画面にて、上記アイテム保持ポリシーの中から自分が利用したい保持ポリシーを利用リストに追加します。
  2. Outlook on the web の画面で自分が作成したフォルダーや、受信したメールアイテムを右クリックし [ポリシーの割り当て] から好きな設定 (手順1.で利用リストとして追加したものが表示されます) を選択します。(受信トレイなど既定のフォルダーには本オプションの保持ポリシーは適用できません。自分が作成したフォルダーにのみ割り当て可能となります。)

以上となりますが、わかりやすいように下記に図解します。

ユーザーメールボックスのみ保持するユーザーの利用例

まずはユーザメールボックスのみの User01 さんを例に。

1. User01 さんのアイテム保持ポリシーオプション画面です。開いたばかりで何も設定されていませんので、赤枠部分の+ボタンをクリックしてアイテム保持ポリシーを追加します。user1

2. 利用可能なアイテム保持ポリシーの一覧が表示されます。ここに表示される一覧は管理者が編集している可能性があります。下記図は Exchange Online の既定の設定です。(2016 年 9 月現在保持期間の表示がなんかおかしいですね)user1selectpolicy

3. 上記 2. の図にて、利用可能な保持ポリシー一覧から"1 Month Delete"、"1 Week Delete"、"1 Year Delete" の 3 つを選択して追加し、利用可能なリストに赤枠のとおり 3 つの保持ポリシーがリストされています。user1list

4. Outlook on the web でメールアイテムを右クリックし、[ポリシーの割り当て] を選択すると、赤枠のとおり上記 3. の図でリストされているものが設定可能な保持ポリシーとして表示されています。user1apply

アーカイブメールボックスも保持するユーザーの利用例

次に、ユーザメールボックスに加え、アーカイブメールボックスも持っている User03 さんを見てみましょう。

1. User03 さんのアイテム保持ポリシーオプション画面です。開いたばかりで何も設定されていませんので、赤枠部分の+ボタンをクリックしてアイテム保持ポリシーを追加します。user3

2. 利用可能なアイテム保持ポリシーの一覧が表示されます。ユーザメールボックスのみのユーザーと異なり、赤枠部分のとおりアーカイブメールボックスの保持ポリシーが追加表示されていることがわかります。こちらも Exchange Online の既定のアーカイブ用の保持ポリシー設定です。user3selectpolicy

3. 上記 2. の図にて、利用可能な保持ポリシー一覧から "6 Month Delete"、"Never Delete"、"Personal 1 Year move to archive"、"Personal 5 Year move to archive"、"Personal never move to archive" の 5 つを選択して追加し、利用可能なリストに赤枠のとおり 5 つの保持ポリシーがリストされています。 user3list

4. Outlook on the web でメールアイテムを右クリックし、[ポリシーの割り当て] を選択すると、赤枠のとおり上記 3. の図でリストされているものが設定可能な保持ポリシーとして表示され、アーカイブ用の保持ポリシーも利用可能なことが確認できます。user2apply

以上、ユーザー単位でオプションからの設定を説明みましたが、いかがでしょうか。

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