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インプレース保持 (インプレースホールド) について

2017/12/06

インプレース保持は、訴訟ホールドと同様に削除されたアイテムを保持するための機能になります。

保持するための機能が 2 つあることになりますが、下記の違いがあります。

  • 訴訟ホールド
    メールボックス内のアイテムを全て保持対象にします。

    • インプレース保持
      メールボックス内のアイテムのうち、保持したい条件を設定して、条件の対象となるアイテムだけを保持します。あとここで説明したゴミ処理場とは異なるゴミ処理場に集められます。

全部とっておく設定 (訴訟ホールド) と、とっておきたいものだけとっておく設定 (インプレース保持) の違いと覚えるとわかりやすいかもしれません。

このインプレースホールドで保持対象として指定可能は条件には下記のものがあり、複数条件 (AND 条件) で指定できます。

  • キーワード
    キーワードを指定し、キーワードにマッチした条件のアイテムを保持の対象とします。キーワード指定には、"OR" 条件と "AND" 条件が利用できます。いわずもがな「こんな単語を含むメールは保持しておきたい」という目的が主になると思います。
  • 開始日と終了日
    保持したいアイテムの期間を条件として指定します。例えば、去年のみ、はたまた今年のみのような指定から、特定の一か月のみという指定も可能です。
  • 差出人/宛先/CC/BCC
    差出人や送信先 (TO/CC/BCC) を条件として利用できます。
  • アイテムの種類
    メールアイテム、予定表アイテム、連絡先アイテムなどなど、特定のアイテム種類、または複数アイテム種類といった条件の指定が可能です。(その他指定対象としてある種類は、ドキュメント、ジャーナル、タスク、メモ、Skype for Business アイテムです。"ドキュメント" は添付ファイル、"Skype for Business アイテム" は会話履歴のことですかね・・?)

刑事ものドラマや、アメリカドラマの 24 なんかでよくある一定条件下における容疑者、証拠などのやりとり絞り込みではないですが、『〇月〇日から△月△日までの間に、誰さん宛てに送付したアイテムの内、”□□□□□” という文字を含むもの』なんていう条件でアイテムを長期間保持すること、検索することが可能になったりもします。

もっとシンプルに、.hotmail.com や gmail.com などのフリーメール宛のメールは保持対象としておきたいなどの利用も多そうです。

と、ここまでインプレース保持について説明してきましたが、上記説明は Exchange 管理センターの [インプレース電子情報開示と保留リスト] から設定可能なインプレース保持を対象とした説明となります。本来であればこちらの機能は 2017 年 7 月 1 日で機能としては終了の予定だった模様ですが、マイクロソフト社の諸々の理由、背景から今現在 (2017 年 12 月 4 日現在) も利用できるようです。

しかしながら、年内、まはた来年初頭にも新たな機能提供終了予定日が掲示される旨が Exchange 管理センター上にも明記されております。機能提供終了後は、OAC (Office Admin Center) からアクセスできる セキュリティ/コンプライアンスセンターの機能を利用してこちらのクエリベースの保持を実現する流れとなります。というか今現在もセキュリティ/コンプライアンスセンターは利用可能なので、今からそちら慣れておいたほうがよさそうです。

ただ、ハイブリッド展開でオンプレ環境から実行される検索の場合は上記の限りではなく、今後も利用可能いという文言もあり、今後も機能としては存在しそうです。一方でオンライン上からは UI も含め消えてしまう可能も考えられるので、オンライン上のインプレース保持はどんな感じだったのか?というのを備忘録も含めてとどめておくためにトピックとしてまとめてみました。(あと、訴訟ホールド、インプレース保持違いというキーワードでやってくる方がけっこういたので…そんなトピックはなかったなと思い準備してみました。)

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